Цифровое рабочее пространство для управления международными  грузоперевозками

Logistics SaaS Platform

Наш клиент — небольшая, почти семейная компания, которая организует перевозки грузов по всему миру.

За 6 месяцев мы оцифровали всю бумажную работу компании, не сломав ни одного привычного процесса. Теперь клиент ведёт на 20% заказов больше  и прозрачно управляет бизнесом из собственной ERP.

Проблема

Стоимость каждой перевозки зависит от ряда факторов: маршрута, типа транспорта, тарифов перевозчика, курса валют, налоговой ставки и других. Задача менеджера по логистике — быстро рассчитать варианты стоимости и предложить клиенту самые лучшие условия. А затем быстро выставить счёт и забронировать перевозчика.

Всю ключевую информацию по заказу менеджеры распечатывают и хранят в папках на рабочих столах.

Для расчётов данные из папок приходится копировать в Excel или 1C вручную. Из-за этого менеджерам трудно работать удалённо или передавать заказы друг другу — приходится всё время носить папки с собой.

Решение

Оцифровать бизнес-процессы, начиная с ключевых

Спроектировать собственную ERP с планом развития на несколько релизов вперёд

Запустить MVP с ключевыми функциями

Двигаться дальше по плану проекта с учётом обратной связи от менеджеров клиента

Аудит и цифровизация
бизнес-процессов

2 месяца

Провели серию интервью с менеджерами по логистике и разобрались,  как устроена организация перевозки:

кто и как в этом участвует;
с какими данными и внешними системами работают;
какие действия совершают и какие события после этого происходят;
какие условия нужны для действий или событий.

В результате у нас получилась вот такая схема, которая описывает бизнес-процессы компании с точки зрения разработки.

MVP первой версии ERP

3,5 месяца

Оцифровали работу с ордером — так менеджеры клиента назвали карточку заказа на перевозку:

New

On the road

At customs

Application

Customer 1

11CC-2222

China

Germany

Transportation company

IS# INV-0002098-DE

Checking

Insurance

Checking

Insurance

Expensive

Created: 12/06/2024

Comment: Provide additional documents at customs

Превью карточки

Заполнение карточки

Полная версия карточки заказа

Logistics SaaS Platform - Полная версия карточки

По мере добавления информация заявка превращается в полноценный ордер на перевозку груза. Карточка ордера обрастает деталями о клиенте, подробностями о грузе, документами, страховками, инвойсами и т. д.

Теперь все данные по заказу вносятся в ERP и надёжно хранятся в ней.  Прикинули первую версию дашборда, в котором будет доступна  вся информация по текущим заказам.

Logistics SaaS Platform - Список заказов

Конструктор инвойсов  и аналитические отчеты

2,5 месяца

Автоматизировали выдачу инвойса (счёта на оплату) по данным из карточки заказа с учётом всех параметров перевозки.

Сформировали аналитический дашборд со статусами всех перевозок, финансовыми данными по перевозкам  в целом и клиенту в частности.

Поиск агента (одного или нескольких)  на выполнение перевозки

Подтверждение перевозки у агента.
Сбор накладных и детальных параметров о грузе

Просмотр финального pdf-бланка счета  перед отправкой клиенту

Оперативная техническая  поддержка проекта

2,5 месяца

Мониторим запуск вот тут и узнаем о проблемах раньше клиента. На экстренные баги у нас уходит от нескольких минут до пары часов. Небольшие доработки занимают 1 неделю, крупные — около месяца.

Все основные процессы автоматизированы и выстроены в четкую удобную последовательность.

Logistics SaaS Platform - Процессы работы

In progress

Формирование страхового полиса  на каждый груз

Настраиваем интеграцию со страховой компанией, чтобы выписывать полисы на грузы по одному клику напрямую из ERP.

Backlog

Интеграции и личный кабинет

Интеграция с системами таможни для выпуска документов на перевозку напрямую из ERP.
Интеграция с системами отслеживания передвижения грузов, чтобы из карточки перевозки можно было видеть как движется  и на каком пункте сейчас груз.
Сделать личный кабинет или приложения  для Клиента (заказчика перевозки)

Почему всё получилось

Учли все пожелания менеджеров по логистике

Проводили интервью с теми, кто непосредственно ведёт заказы,  и не отвлекали топ-менеджмент. В результате сделали программу,  с которой удобно работать, а не под которую надо подстраиваться

Показали, как описания бизнес-процессов превращаются в задачи  на разработку и дизайн

На проекте не было «чёрного ящика», когда программисты пишут код, а команда понятия не имеет, какой и зачем

Работали итерациями и не стеснялись полностью переделать часть проекта, если это было оправдано

Например, только после запуска MVP менеджеры поняли, как на самом деле должны работать некоторые функции. Помогли вдумчивые объяснения  с записью экрана, как им было бы удобно.